Handboek verantwoording cultuursubsidies en accountantsprotocollen 2025-2028

Hieronder een overzicht van de algemene wijzigingen in de drie handboeken (Handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen, Handboek instellingen Erfgoedwetsubsidies, Handboek verantwoording cultuursubsidies fondsen) ten opzichte van de versies 2021-2024:

• Het hoofdstuk met betrekking tot de verantwoording over de RAOCCC-middelen (Regeling aanvullende ondersteuning culturele en creatieve sector COVID-19) is niet meer van toepassing voor de periode 2025-2028 en daarom verwijderd.
• De term ‘prestaties’ is vervangen door ‘kwantitatieve activiteiten’. Dit is een uitwerking van de beleidskeuze om in de periode 2025-2028 minder nadruk te leggen op de verantwoording van prestaties. Deze wijziging van begrippen sluit aan bij de gebruikte begrippen in de aanvraag voor de periode 2025-2028 en die ook worden gebruikt in de Regeling op specifiek cultuurbeleid (hierna: Rsc) (waarnaar de Regeling beheer rijkscollectie en subsidiëring museale instellingen (hierna: de Rbr) verwijst).
• De deadlines voor de indiening van de verantwoording met betrekking tot de (vierjaarlijkse) instellingssubsidie zijn aangepast conform de beschikkingen 2025-2028 en de Rsc, namelijk van 1 april naar 1 mei.
• De deadline voor de indiening van de verantwoording met betrekking tot projectsubsidies is aangepast conform de wijziging van de Rsc (van dertien weken na de datum waarop de activiteiten uiterlijk zijn afgerond naar achttien weken). Met deze wijziging loopt de verantwoording over projectsubsidies gelijk met de verantwoording van de (vierjaarlijkse) instellingssubsidie.
• Voor een duidelijk en compleet overzicht zijn aan de opgevraagde informatie volgens de Rsc het volgende in het Handboek toegevoegd: 
  • Een reflectie op de toepassing van de drie codes (verplichting die volgt uit de Rsc, maar voorheen jaarlijks werd uitgevraagd via de brief met informatie over de indiening van de jaarverantwoording);
  • Een reflectie op de uitvoering van een eventueel beschreven digitale strategie (verzoek in lijn met de Prinsjesdagbrief en het aanvraagformulier voor de subsidieperiode 2025-2028;
  • Een toelichting op de toepassing van Fair Pay (verplichting uit de subsidiebeschikking 2025-2028);
  • Een toelichting op de tabel werkzame personen;
  • (indien van toepassing) het activiteitenverslag van ontvangen Internationaal cultuurbeleid-projectsubsidies; 
  • (indien van toepassing) het activiteitenverslag van (een) projectsubsidie(s).
• Gebruikte begrippen zijn gelijkgetrokken met de indicatoren uit de kwantitatieve activiteitenoverzichten. Begrippen die niet meer van toepassing zijn, zijn geschrapt. Alle definities zijn nagelopen op consistentie en de begrippen en definities voor online activiteiten en bezoeken zijn grondig aangepast en ingekort.

Hieronder een overzicht van de wijzigingen die specifiek zijn voor het Handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen 2025-2028:

• In het hoofdstuk Modellen van de verantwoording zijn de modellen aangepast in lijn met de modellen die gebruikt zijn bij de aanvraag voor de subsidieperiode 2025-2028.

Hieronder een overzicht van de wijzigingen die specifiek zijn voor het Handboek verantwoording cultuursubsidies Erfgoedwet musea 2025-2028

• Onder het hoofdstuk Bestuursverslag is de verplichting om te reflecteren op de genomen duurzaamheidsmaatregelen opgenomen. Deze verplichting geldt sinds 2024 en hangt samen met de duurzaamheidssubsidie.
• Onder het hoofdstuk Modellen voor de verantwoording is in het kader van de verantwoording van de huisvestingssubsidie per 2025 de mogelijkheid toegevoegd om groot onderhoud aan panden als investering te activeren op de balans. Tot 2024 waren de musea verplicht groot onderhoud te verantwoorden via een voorziening groot onderhoud. Per 2025 kunnen zij dus kiezen. Deze wijziging is in overeenstemming met de richtlijnen voor de jaarverslaggeving.
• Onder het hoofdstuk Beleidsinformatie is de tabel energiehuishouding toegevoegd. De musea die duurzaamheidssubsidie ontvangen per 2024 zijn verplicht om inzicht te verlenen in hun energiehuishouding.

Hieronder een overzicht van de wijzigingen die specifiek zijn voor het Handboek verantwoording cultuursubsidies fondsen 2025-2028

• In het hoofdstuk Procedure is een voetnoot opgenomen die specificeert dat volgens de Kaderwet ook de jaarrekening dient te worden ingeleverd voor 15 maart.
• Het hoofdstuk Verantwoording projectsubsidies is zoveel mogelijk gelijkgetrokken met het handboek voor instellingen. De voornaamste wijziging is dat de mogelijkheid om projectsubsidies separaat te verantwoorden duidelijker wordt uitgelegd.

• In het hoofdstuk Modellen voor de verantwoording is een aantal zaken aangescherpt:
  • Fondsen rapporteerden fte op verschillende manieren. Er is fte gemiddeld en fte ultimo toegevoegd aan het model voor de exploitatierekening, met toelichting.
  • Bij model III, kwantitatief activiteitenoverzicht, is een voetnoot toegevoegd bij besteed budget per regeling die verzoekt om onderscheid te maken tussen lopende en nieuwe regelingen voor het betreffende boekjaar.
  • Er is nader gespecificeerd hoe de fondsen hun apk-percentages moeten rapporteren, omdat hier verschillen in bestonden: een percentage per boekjaar én een gemiddeld percentage voor de gehele subsidieperiode.

Hieronder een overzicht van de wijzigingen in de Accountantsprotocollen:

• De materialiteitsgrenzen van rechtmatigheid zijn verhoogd van 2%-4% naar 3%-5%. De accountant voert de controle zo uit dat er 95% zekerheid is dat er geen belangrijke fouten of onzekerheden in de jaarrekening staan. Bij een goedkeurende verklaring betekent dit dat eventuele fouten op het gebied van financiële rechtmatigheid niet meer zijn dan 3% van de totale opbrengsten. Een verruiming van de tolerantiegrens leidt tot vermindering van de werkzaamheden voor de accountant en heeft daarom een verlagend effect op de accountantskosten, en op de tijdsbesteding van de instellingen tijdens de accountantscontrole - die gerelateerd zijn aan de werkzaamheden van de accountant.