Het handboek verantwoording subsidies cultuurfondsen subsidieperiode 2025-2028 is een nadere uitwerking van de verantwoordingsvoorschriften in de Regeling op het specifiek cultuurbeleid.

Het handboek is bedoeld voor:

Belangrijkste wijzigingen t.o.v. het Handboek verantwoording cultuursubsidies fondsen 2021-2024

  • Het hoofdstuk met betrekking tot de verantwoording over de RAOCCC-middelen (Regeling aanvullende ondersteuning culturele en creatieve sector COVID-19) is niet meer van toepassing voor de periode 2025-2028 en daarom verwijderd.
  • De term ‘prestaties’ is vervangen door ‘kwantitatieve activiteiten’. Dit is een uitwerking van de beleidskeuze om in de periode 2025-2028 minder nadruk te leggen op de verantwoording van prestaties. Deze wijziging van begrippen sluit aan bij de gebruikte begrippen in de aanvraag voor de periode 2025-2028 en die ook worden gebruikt in de Regeling op specifiek cultuurbeleid (hierna: Rsc) (waarnaar de Regeling beheer rijkscollectie en subsidiëring museale instellingen (hierna: de Rbr) verwijst).
  • De deadlines voor de indiening van de verantwoording met betrekking tot de (vierjaarlijkse) instellingssubsidie zijn aangepast conform de beschikkingen 2025-2028 en de Rsc, namelijk van 1 april naar 1 mei.
  • De deadline voor de indiening van de verantwoording met betrekking tot projectsubsidies is aangepast conform de wijziging van de Rsc (van dertien weken na de datum waarop de activiteiten uiterlijk zijn afgerond naar achttien weken). Met deze wijziging loopt de verantwoording over projectsubsidies gelijk met de verantwoording van de (vierjaarlijkse) instellingssubsidie.
  • Voor een duidelijk en compleet overzicht zijn aan de opgevraagde informatie volgens de Rsc het volgende in het Handboek toegevoegd: 
    • Een reflectie op de toepassing van de drie codes (verplichting die volgt uit de Rsc, maar voorheen jaarlijks werd uitgevraagd via de brief met informatie over de indiening van de jaarverantwoording);
    • Een reflectie op de uitvoering van een eventueel beschreven digitale strategie (verzoek in lijn met de Prinsjesdagbrief en het aanvraagformulier voor de subsidieperiode 2025-2028;
    • Een toelichting op de toepassing van Fair Pay (verplichting uit de subsidiebeschikking 2025-2028);
    • Een toelichting op de tabel werkzame personen;
    • (indien van toepassing) het activiteitenverslag van ontvangen Internationaal cultuurbeleid-projectsubsidies; 
    • (indien van toepassing) het activiteitenverslag van (een) projectsubsidie(s).
  • Gebruikte begrippen zijn gelijkgetrokken met de indicatoren uit de kwantitatieve activiteitenoverzichten. Begrippen die niet meer van toepassing zijn, zijn geschrapt. Alle definities zijn nagelopen op consistentie en de begrippen en definities voor online activiteiten en bezoeken zijn grondig aangepast en ingekort.
  • In het hoofdstuk Procedure is een voetnoot opgenomen die specificeert dat volgens de Kaderwet ook de jaarrekening dient te worden ingeleverd voor 15 maart.
  • Het hoofdstuk Verantwoording projectsubsidies is zoveel mogelijk gelijkgetrokken met het handboek voor instellingen. De voornaamste wijziging is dat de mogelijkheid om projectsubsidies separaat te verantwoorden duidelijker wordt uitgelegd.
  • In het hoofdstuk Modellen voor de verantwoording is een aantal zaken aangescherpt:
    • Fondsen rapporteerden fte op verschillende manieren. Er is fte gemiddeld en fte ultimo toegevoegd aan het model voor de exploitatierekening, met toelichting.
    • Bij model III, kwantitatief activiteitenoverzicht, is een voetnoot toegevoegd bij besteed budget per regeling die verzoekt om onderscheid te maken tussen lopende en nieuwe regelingen voor het betreffende boekjaar.
    • Er is nader gespecificeerd hoe de fondsen hun apk-percentages moeten rapporteren, omdat hier verschillen in bestonden: een percentage per boekjaar én een gemiddeld percentage voor de gehele subsidieperiode.