Het Handboek instellingen Erfgoedwetsubsidies subsidieperiode 2025-2028 is een nadere uitwerking van de verantwoordingsvoorschriften in de Regeling op het specifiek cultuurbeleid en de Regeling beheer rijkscollectie en subsidiëring museale instellingen.

Het handboek is bedoeld voor:

  • instellingen die op grond van artikel 2.8 van de Erfgoedwet belast zijn met het beheer van museale cultuurgoederen van de Staat of andere cultuurgoederen en daarvoor gesubsidieerd worden;
  • instellingen die op grond van artikel 3.34 en artikel 3.39 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid subsidie voor ondersteunde activiteiten voor de periode 2025-2028 ontvangen.
  • instellingen die op grond van het Besluit op het specifiek cultuurbeleid een projectsubsidie ontvangen.

Belangrijkste wijzigingen t.o.v. het Handboek verantwoording cultuursubsidies Erfgoedwet musea 2021-2024

  • Het hoofdstuk met betrekking tot de verantwoording over de RAOCCC-middelen (Regeling aanvullende ondersteuning culturele en creatieve sector COVID-19) is niet meer van toepassing voor de periode 2025-2028 en daarom verwijderd.

  • De term ‘prestaties’ is vervangen door ‘kwantitatieve activiteiten’. Dit is een uitwerking van de beleidskeuze om in de periode 2025-2028 minder nadruk te leggen op de verantwoording van prestaties. Deze wijziging van begrippen sluit aan bij de gebruikte begrippen in de aanvraag voor de periode 2025-2028 en die ook worden gebruikt in de Regeling op specifiek cultuurbeleid (hierna: Rsc) (waarnaar de Regeling beheer rijkscollectie en subsidiëring museale instellingen (hierna: de Rbr) verwijst).
  • De deadlines voor de indiening van de verantwoording met betrekking tot de (vierjaarlijkse) instellingssubsidie zijn aangepast conform de beschikkingen 2025-2028 en de Rsc, namelijk van 1 april naar 1 mei.
  • De deadline voor de indiening van de verantwoording met betrekking tot projectsubsidies is aangepast conform de wijziging van de Rsc (van dertien weken na de datum waarop de activiteiten uiterlijk zijn afgerond naar achttien weken). Met deze wijziging loopt de verantwoording over projectsubsidies gelijk met de verantwoording van de (vierjaarlijkse) instellingssubsidie.
  • Voor een duidelijk en compleet overzicht zijn aan de opgevraagde informatie volgens de Rsc het volgende in het Handboek toegevoegd: 
    • Een reflectie op de toepassing van de drie codes (verplichting die volgt uit de Rsc, maar voorheen jaarlijks werd uitgevraagd via de brief met informatie over de indiening van de jaarverantwoording);
    • Een reflectie op de uitvoering van een eventueel beschreven digitale strategie (verzoek in lijn met de Prinsjesdagbrief en het aanvraagformulier voor de subsidieperiode 2025-2028;
    • Een toelichting op de toepassing van Fair Pay (verplichting uit de subsidiebeschikking 2025-2028);
    • Een toelichting op de tabel werkzame personen;
    • (indien van toepassing) het activiteitenverslag van ontvangen Internationaal cultuurbeleid-projectsubsidies; 
    • (indien van toepassing) het activiteitenverslag van (een) projectsubsidie(s).
  • Gebruikte begrippen zijn gelijkgetrokken met de indicatoren uit de kwantitatieve activiteitenoverzichten. Begrippen die niet meer van toepassing zijn, zijn geschrapt. Alle definities zijn nagelopen op consistentie en de begrippen en definities voor online activiteiten en bezoeken zijn grondig aangepast en ingekort.
  • Onder het hoofdstuk Bestuursverslag is de verplichting om te reflecteren op de genomen duurzaamheidsmaatregelen opgenomen. Deze verplichting geldt sinds 2024 en hangt samen met de duurzaamheidssubsidie.
  • Onder het hoofdstuk Modellen voor de verantwoording is in het kader van de verantwoording van de huisvestingssubsidie per 2025 de mogelijkheid toegevoegd om groot onderhoud aan panden als investering te activeren op de balans. Tot 2024 waren de musea verplicht groot onderhoud te verantwoorden via een voorziening groot onderhoud. Per 2025 kunnen zij dus kiezen. Deze wijziging is in overeenstemming met de richtlijnen voor de jaarverslaggeving.
  • Onder het hoofdstuk Beleidsinformatie is de tabel energiehuishouding toegevoegd. De musea die duurzaamheidssubsidie ontvangen per 2024 zijn verplicht om inzicht te verlenen in hun energiehuishouding.