Hoe verloopt het jaarverantwoordingsproces?
- Instelling en fondsen die in 2021-2024 subsidie ontvangen via de bis, moeten in de tussenliggende jaren verantwoording afleggen. In het laatste jaar, 2025, leggen instellingen en fondsen verantwoording af over de activiteiten uit 2024. Ze hoeven geen extra reflectie op de gehele afgelopen vierjaarlijkse periode aan te leveren.
- Instellingen en fondsen die subsidie hebben ontvangen moeten binnen dertien weken na 31 december 2022 hun verantwoordingsstukken in te dienen bij het ministerie van OCW. Wij vragen om verantwoording over 2022 dus vóór 1 april 2022 te hebben aangeleverd.
- Het is mogelijk om uitstel te vragen tot en met 30 april 2023. In dat geval dient u uw stukken vóór 1 mei 2023 in. Indien u gebruik wil maken van dit uitstel, kunt u dat conform artikel 2.14, tweede lid, van de Rsc vóór 1 april 2023 per mail bij uw accounthouder melden.
- De verantwoordingsstukken voor de bis 2021-2024 moeten worden opgesteld conform de regels uit de Regeling op het specifiek cultuurbeleid, de instructies van het Handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen 2021-2024 en het bijbehorende accountantsprotocol.
- De Erfgoedwet musea worden met ingang van 2021 volledig gefinancierd op grond van de Regeling beheer rijkscollectie en subsidiëring museale instellingen. De verantwoordingsstukken voor de Erfgoedwet 2021 moeten worden opgesteld conform de regels uit deze regeling, de instructies van het Handboek verantwoording instellingen Erfgoedwetsubsidies 2021-2024 en het bijbehorende accountantsprotocol.
- De vierjaarlijkse cyclus kent drie tussentijdse verantwoordingsjaren en één vaststellingsjaar. Het jaar voorafgaand aan de vierjaarlijkse cyclus is het verleningsjaar, telt niet mee in de cyclus, maar is een voorbereidend jaar.
- Vervolgens volgen er drie tussentijdse beoordelingsjaren, waarin de instelling telkens verantwoording dient af te leggen over het afgelopen jaar in tussentijdse rapportages. OCW reageert hierop met een beoordelingsbrief. Let wel: dit is geen beschikking, maar een ‘gewone’ brief.
- Na het laatste jaar in de cyclus volgt het vaststellingsjaar, waarin de subsidie die in het voorbereidende jaar is verleend, wordt vastgesteld middels een vaststellingsbeschikking. Nu pas is de subsidie werkelijk weggegeven aan de instelling.