Vervanging subsidiemanagementsysteem: van SMS naar AIMS

Vanaf 2018 wordt het subsidiemanagement systeem(SMS) vervangen door een nieuw systeem: AIMS. Het huidige systeem wordt niet langer ondersteund. De afgelopen jaren zijn subsidiemanagementsystemen geavanceerder en gebruikersvriendelijker geworden. Met AIMS wil OCW graag aansluiten op deze technologische verbeteringen. Het systeem AIMS wordt al langer gebruikt in de culturele sector, vier cultuurfondsen werken met dit pakket.

Vervanging speellijstenapplicatie (specifiek podiumkunstinstellingen)

In AIMS wordt een speellijstenapplicatie gebouwd. Deze applicatie is begin maart beschikbaar. Mocht u in de huidige speellijstenapplicatie al data hebben ingevoerd, dan kunt u de gegevens over het jaar 2017 daarin blijven invoeren. Uw gegevens worden in maart gemigreerd naar de nieuwe applicatie. U ontvangt hierover nader bericht.

Hebt u nog geen gegevens over 2017 ingevoerd, dan kunt u ook alle data vanaf maart in de nieuwe applicatie invoeren. De nieuwe speellijstenapplicatie beschikt, net als de huidige applicatie, over een Excel-importeerfunctie.

Wat kunt u verwachten van AIMS?

  • Een meer intuïtieve vormgeving en interactieve mogelijkheden;
  • Een efficiëntere werkwijze bij het invoeren, wijzigen en inzien van gegevens;
  • Een compleet digitaal dossier, waarin alle relevante bestanden zijn terug te vinden;

Ontving u in de periode 2013-2016 ook een meerjarige BIS-subsidie? Dan zijn de ingevoerde gegevens van voorgaande subsidiejaren ook raadpleegbaar;

  • Meer transparantie. Via een voortgangsmodule kunt u de status van de behandeling van uw jaarverantwoording en subsidieaanvraag inzien.

Wat betekent deze vervanging voor het aanleveren van uw jaarverantwoording 2017?

  • De verantwoording die betrekking heeft op het jaar 2017 wordt ingevoerd in het systeem AIMS;
  • U dient uw jaarverantwoording uiterlijk 30 april 2018 (voor middernacht) digitaal aan te leveren. Dat is één maand later dan gebruikelijk. Reden voor het uitstel is dat wij van verschillende instellingen het signaal hebben ontvangen dat het opvolgen van de instructies uit de nieuwe Handboeken Verantwoording Cultuursubsidies 2017-2020 voor instellingen en fondsen meer tijd vergt, dan verwacht. Dit, in combinatie met de introductie van een nieuw subsidiesysteem, heeft geleid tot het besluit om eenmalig, uit coulance, 4 weken uitstel te verlenen.;
  • U ontvangt per mail een link waarmee u uw account kunt activeren;
  • Een aantal delen van de jaarverantwoording dient u in te dienen via tekstvakken. Zo weet u zeker dat u een volledige verantwoording aanlevert.

Klankbordgroep AIMS

Een aantal instellingen is, nadat zij hebben aangegeven graag mee te willen denken over het systeem, benaderd om deel te nemen aan de klankbordgroep AIMS. De klankbordgroepleden werken bij instellingen uit verschillende sectoren. Het gaat zowel om grote als kleine organisaties.

Waar vindt u hulp?

  • In de maanden januari en februari worden er op meerdere plekken in het land een aantal informatieve bijeenkomsten georganiseerd. U ontvangt hiervoor een uitnodiging;
  • Er wordt een handleiding en een lijst met veel gestelde vragen en antwoorden beschikbaar gesteld;
  • De helpdesk Cultuursubsidie is bereikbaar via 070 – 412 4455.
  • Daarnaast kunt u met vragen terecht bij uw contactpersoon.