Hoe verloopt het jaarverantwoordingsproces?

  • Zowel instellingen als fondsen die subsidie hebben ontvangen moeten binnen dertien weken na 31 december 2020 hun verantwoordingsstukken in te dienen bij het ministerie van OCW.
  • Als de instelling ook van 2017-2020 in de BIS zat, heeft deze instelling ook in de tussenliggende jaren verantwoording afgelegd. In het laatste jaar, 2021, legt de instelling verantwoording af over de activiteiten uit 2020. Het hoeft geen extra reflectie op de gehele afgelopen vierjaarlijkse periode aan te leveren.
  • De verantwoordingsstukken voor de BIS 2017-2020 moeten worden opgesteld conform de regels uit de Regeling op het specifiek cultuurbeleid, de instructies van het Handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen 2017-2020 en bijbehorende accountantsprotocollen.
  • Wij vragen instellingen nog steeds om hun verantwoording over 2020 vóór 1 april 2021 te hebben aangeleverd.
  • Nieuwe instellingen hebben nog niet te maken met de jaarverantwoording 2020, de afrekening 2020 of onderprestatie.
  • Voor het handboek 2021-2024 is er nog geen tijdspad, maar de instellingen kunnen het huidige handboek 2017-2020 gebruiken om een indruk te krijgen van hoe de administratie eruit zou moeten zien. De opbouw in presentatie van de jaarverantwoording zal niet veel veranderen.
  • De vierjaarlijkse cyclus kent drie tussentijdse verantwoordingsjaren en één vaststellingsjaar. Het jaar voorafgaand aan de vierjaarlijkse cyclus is het verleningsjaar, telt niet mee in de cyclus, maar is een voorbereidend jaar.
  • Vervolgens volgen er drie tussentijdse beoordelingsjaren, waarin de instelling telkens verantwoording dient af te leggen over het afgelopen jaar in tussentijdse rapportages. OCW reageert hierop met een beoordelingsbrief. Let wel: dit is geen beschikking, maar een ‘gewone’ brief.
  • Na het laatste jaar in de cyclus volgt het vaststellingsjaar, waarin de subsidie die in het voorbereidende jaar is verleend, wordt vastgesteld middels een vaststellingsbeschikking. Nu pas is de subsidie werkelijk weggegeven aan de instelling.