De aanvraagmodule

Aanvragen van BIS-subsidie kan via AIMS, de beschermde omgeving van het ministerie van OCW. Ontvangt u momenteel al BIS-subsidie dan vindt u de nieuwe aanvraag vanaf 2 december 2019 online. Indien u momenteel geen BIS-subsidie ontvangt, kunt u bij het inlogscherm van de module kiezen voor het aanmaken van een account. 

Na het kiezen van het artikel waarvoor u in aanmerking wilt komen voor de bijbehorende subsidie verschijnen er meerdere secties. Op elke sectie wordt u gemeld wat er van u wordt verlangd.

  • Instellingsgegevens

Hier vult u de standaardgegevens in behorende bij uw instelling. Denk hierbij aan rechtsvorm, contactpersonen, RvT of bestuursmodel en of u samenwerkt met gelieerde instellingen.

  • Gewenste subsidie

Hier vult u in welk subsidiebedrag u verlangt. Houdt hierbij rekening met de plafondbedragen uit de regeling, die gelden per instelling, per artikel of per afdeling. Eventueel beantwoordt u hier ook een specifieke vraag die op het artikel van toepassing is.

  • Balans (realisatie 2017 en 2018)

Indien uw instelling al bestond in 2017 en/of 2018, dient u uw gerealiseerde balans op te geven. Als u in periode 2017-2020 al subsidie via de BIS ontvangt, dan kunt u ervoor kiezen om de bij OCW ingediende gegevens achteraf te laten toevoegen aan uw aanvraag. Indien u meerdere aanvragen indient voor de BIS, krijgt u de mogelijkheid gegevens uit de eerdere aanvraag ook te gebruiken bij de nieuwe aanvraag.

De Balans dient te horen bij instelling die de aanvraag doet. Een geconsolideerde jaarrekening wordt niet geaccepteerd.

  • Baten (realisatie 2017 en 2018 en begroting 2021 en 2024)

Indien uw instelling al bestond in 2017 en/of 2018, dient u uw gerealiseerde baten op te geven. Sowieso vult u hier de begroting van de baten in voor het eerste en laatste jaar van de subsidieperiode. Als u in de periode 2017-2020 al subsidie via de BIS ontvangt, dan kunt u ervoor kiezen om de bij OCW ingediende gegevens achteraf te laten toevoegen aan uw aanvraag. Indien u meerdere aanvragen indient voor de BIS vult u voor alle aanvragen een en dezelfde begroting in. Om dit voor u gemakkelijker te maken kunt u ervoor kiezen om gegevens uit de eerdere aanvraag ook te gebruiken bij de nieuwe aanvraag. Daarnaast dient u bij de toelichting op de begroting een specificatie op te nemen waarin de baten en lasten voor de aangevraagde activiteiten inzichtelijk worden gemaakt. 

De baten dienen te horen bij instelling die de aanvraag doet. Een geconsolideerde jaarrekening wordt niet geaccepteerd.

  • Lasten en resultaat (realisatie 2017 en 2018 en begroting 2021 en 2024)

Indien uw instelling al bestond in 2017 en/of 2018, dient u uw gerealiseerde lasten en resultaat op te geven. Sowieso vult u hier de begroting van de lasten en resultaat in voor het eerste en laatste jaar van de subsidieperiode. Indien u meerdere aanvragen indient voor de BIS vult u voor alle aanvragen één en dezelfde begroting in. Daarnaast dient u bij de toelichting op de begroting een specificatie op te nemen waarin de baten en lasten voor de aangevraagde activiteiten inzichtelijk worden gemaakt.

Lasten en resultaat dient te horen bij instelling die de aanvraag doet. Een geconsolideerde jaarrekening wordt niet geaccepteerd.

  • Prestatieoverzicht (realisatie 2017 en 2018 en begroting 2021 en 2024)

Indien uw instelling al bestond in 2017 en/of 2018, dient u uw gerealiseerde prestatieoverzicht op te geven. Sowieso vult u hier de begroting van de prestatieoverzicht  in voor het eerste en laatste jaar van de subsidieperiode. 

Bijlagen

Uw aanvraag bestaat naast het invullen van specifieke gegevens ook uit een set van bijlagen die u dient aan te leveren:

  • Activiteitenplan

In het activiteitenplan beschrijft u zo concreet mogelijk de voorgenomen activiteiten van uw instelling voor de periode 2021-2024. Hieronder vindt u een aantal noties die de Raad voor Cultuur in zijn beoordelingskader heeft opgenomen. Deze zijn bedoeld als richtlijn bij het schrijven van uw aanvraag en betreffen informatie die van belang is bij de beoordeling van uw aanvraag. De aanvraag is vormvrij. Hoe en waar u deze informatie in uw plan verwerkt, is aan uzelf. Het complete beoordelingskader, met daarin nadere toelichting, is te vinden op de website van de Raad voor Cultuur.

  1. Een beschouwing op de missie, visie en het profiel van uw instelling. De Raad voor Cultuur gebruikt dit als referentiekader voor de beoordeling van de verschillende criteria. Het is daarom van belang dat de aanvrager hierin uiteenzet hoe hij zich verhoudt tot:
    – Het landelijk bestel: hoe positioneert de instelling zich ten opzichte van soortgelijke instellingen en partners in het bestel?
    – De stedelijke cultuurregio en/of de (inter)nationale omgeving: hoe positioneert de instelling zich in de eigen regio, nationaal en/of internationaal? 
    – De uitgangspunten van het cultuurbeleid: hoe wordt omgegaan met beleidsprioriteiten van dit kabinet, zoals verwoord in nota’s van de minister?

  2. Een (korte) reflectie op de uitvoering van de activiteiten en het functioneren van uw instelling tijdens de lopende periode 2017-2020.

  3. Een beschrijving van de activiteiten die uw instelling in de periode 2021-2024 wil uitvoeren.

  4. Een reflectie op de criteria uit de subsidieregeling die de raad zal volgen bij de beoordeling van de subsidieaanvraag van uw instelling: 

    1. Artistieke / inhoudelijke kwaliteit van de kernactiviteiten
      Om een optimaal oordeel te kunnen geven over dit criterium is het noodzakelijk dat de aanvrager in zijn activiteitenplan beschrijft hoe hij erin slaagt om de artistieke/ inhoudelijke activiteiten uit te voeren op een kwalitatief hoogstaand niveau en van (inter)nationaal belang.

    2. Vernieuwing
      Om een optimaal oordeel te kunnen geven over dit criterium is het noodzakelijk dat de aanvrager in zijn activiteitenplan beschrijft:
      – Op welke vlakken de activiteiten en/of de bedrijfsvoering van de aanvrager bijdragen aan de vernieuwing van de (kunst)discipline, (praktijken in) de sector en/of de maatschappij
      – (Indien relevant) Op welke manier de instelling de ontwikkeling van talent en disciplines begeleidt en ondersteunt. Hoe sluiten deze taken aan bij activiteiten op dit gebied van andere instellingen in de sector?

    3. Eerlijke beloning en gezonde bedrijfsvoering
      Voor een optimale beoordeling van ‘eerlijke beloning’ is het van belang dat de aanvrager in het activiteitenplan uiteenzet wat het beloningsbeleid is en daarbij nader ingaat op:
      – De wijze waarop het beloningsbeleid aansluit bij de bestaande afspraken over honorering, zoals de geldende cao, andere collectieve afspraken, collectieve richtlijnen en auteursrecht.
      – De rol die de aanvrager speelt in de sociale dialoog (waar afspraken over eerlijke beloning worden gemaakt of herijkt).
      – De grondslag voor beloningsvormen (op basis waarvan de beloning wordt vastgelegd in vaste contracten, kortlopende contracten en afspraken met zzp’ers)
      – Het beleid over de verhouding tussen het aantal ingezette uren en het aantal gehonoreerde uren
      Om de gezonde bedrijfsvoering optimaal te kunnen beoordelen, is het van belang dat de aanvrager aandacht besteedt aan:
      – De financiële positie in de periode 2017–2020, in relatie tot de begroting voor de periode 2021–2024
      – De financieringsmix en onderliggend verdienmodel, en de onderbouwing daarvan
      – Een risicoanalyse bij tegenvallende inkomsten en uitgaven, en maatregelen die dan getroffen kunnen worden.

    4. Bevordering van educatie en participatie
      Om dit criterium optimaal te kunnen beoordelen, verwacht de raad dat de aanvrager in zijn aanvraag aandacht besteedt aan:
      – De kwaliteit en het bereik van het educatie- en participatieaanbod in relatie tot het profiel van de instelling, evenals de wijze waarop de instelling de activiteiten evalueert
      – De wijze waarop de instelling bestaande en nieuwe publieks- en gebruikersgroepen wil bereiken
      – De manier waarop publieksstrategieën, publieksdata en marketingmiddelen worden ingezet
      – Oriëntatie op andere maatschappelijke domeinen, zoals zorg, welzijn en ruimtelijke ordening. 

    5. Geografische spreiding
      Om dit optimaal te kunnen beoordelen, dient de aanvrager in zijn activiteitenplan op de volgende kwesties in te gaan:
      – Hoe is de instelling geworteld in de eigen stad en regio?
      – Welke samenwerkingen gaat de instelling aan met andere culturele en maatschappelijke organisaties?

U dient hiervoor maximaal 6000 woorden te gebruiken. Het document moet uiteindelijk in PDF-vorm worden aangeleverd. LET HIERBIJ OP, dat u géén scan hanteert, maar een digitale versie die ‘doorzoekbaar’ is op woorden.

  • Specifieke subsidievoorwaarden

In de specifieke voorwaarden beschrijft u zo concreet mogelijk hoe u de verschillende codes (Fair Practice Code, Governance Code Cultuur, Code Diversiteit en Inclusie) toepast en geeft u een motivering voor eventuele afwijkingen; u dient hiervoor maximaal 1500 woorden te gebruiken. Het document moet uiteindelijk in PDF-vorm worden aangeleverd. LET HIERBIJ OP, dat u géén scan hanteert, maar een digitale versie die ‘doorzoekbaar’ is op woorden.

  • Toelichting op begroting

In deze bijlage heeft u gelegenheid om een nadere toelichting te geven op de meerjarenbegroting, de balans en het kwantitatieve activiteitenoverzicht. Deze toelichting dienen als nadere onderbouwing voor uw subsidieaanvraag.

In de bijlage heeft u gelegenheid aandacht te besteden aan:

  • specifieke activiteiten of projecten waarvan u de baten, lasten of prestaties nader wilt toelichten en/of;

  • bijzondere ontwikkeling van baten en/ of lasten gedurende de subsidieplanperiode

Bij de nadere toelichting op de baten, lasten en het exploitatieresultaat vermeldt u het onderdeel van de begroting en de specifieke post waar de toelichting betrekking op heeft. Daarnaast vragen we u om het jaar of de jaren te specificeren.

LET OP! Indien u meerdere aanvragen indient voor de BIS heeft u kunnen vernemen dat u één begroting invult bij alle aanvragen. In de toelichting op de begroting neemt u wel een specificatie op waarin de baten en lasten voor de aangevraagde activiteiten inzichtelijk worden gemaakt.

  • Statuten zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd

U dient uw statuten van uw instelling bij te voegen bij de aanvraag. Ontvangt u momenteel al BIS-subsidie en weet u zeker dat het Ministerie van OCW al in het bezit is van de laatste versie van de statuten, dan hoeft u deze niet aan te leveren.

  • Document waaruit de financiële positie van de aanvrager blijkt

Voeg de jaarrekeningen van de jaren 2017 en 2018 bij. Ook moet u - als onderdeel van uw aanvraag - uw jaarrekening van 2019 indienen. Dit moet vóór 1 april. Meer informatie over hoe u deze aan dient te leveren volgt. 

  • Ondertekende voordracht door provincie

Dit geldt alleen voor BIS-aanvragen van regionale musea. Zie de subsidiepagina voor meer informatie.

Verklaring en verzending

In de laatste stap van de aanvraagmodule, dient een document te worden geprint, ondertekend te worden door een tekenbevoegde, te worden ingescand, en te worden toegevoegd aan de aanvraag. Hierna kunt u de aanvraag verzenden. U ontvangt hiervan een kopie op het door u opgegeven e-mailadres bij het kopje ‘contactpersoon’.

Verantwoordingscyclus

Wanneer uw aanvraag leidt tot toetreding tot de BIS-periode 2021-2024, ontvangt u uw eerste voorschot in januari 2021 en vervolgens ieder kwartaal. Met de toetreding heeft u ook verplichtingen. U gaat onder andere deel uitmaken van de jaarverantwoordingscyclus om uw activiteiten te monitoren. Hiervoor dient u elk jaar uiterlijk 1 april digitaal uw jaarverantwoording in te dienen. Dit betreft het invullen van de gerealiseerde financiële gegevens, de gerealiseerde prestatiegegevens, toelichtingen en jaarverslagen. Deze worden beoordeeld en hierop volgt een monitoringsgesprek. Na afsluiten van het vierde subsidiejaar ontvangt u de vaststellingsbeschikking waarmee de subsidieperiode is beëindigd.