Veelgestelde vragen

SUBSIDIEPERIODE 2013-2016

Wanneer uw vraag niet wordt beantwoord, kunt u contact opnemen met de helpdesk vanaf 1 november 2011 op werkdagen van 10.00 tot 13.00 uur via telefoonnummer: 070 - 412 4455. Op maandag 30, dinsdag 31 januari en woensdag 1 februari is de helpdesk te bereiken tussen 10.00 en 17.00 uur.

Inhoudelijke vragen: voor indiening van de aanvraag

Waar kan ik subsidie aanvragen?
Aanvragen voor vierjaarlijkse instellingssubsidies in het kader van de culturele basisinfrastructuur 2013-2016 kunt u alleen indienen bij het ministerie van OCW. Bij de cultuurfondsen kunt u geen instellingssubsidie aanvragen. Het Nederlands Fonds voor de Podiumkunsten, Fonds Cultuurparticipatie, het Filmfonds, het Mondriaanfonds (fusie Mondriaan Stichting en Fonds voor Beeldende Kunsten, Vormgeving en Bouwkunst), het Nederlands Letterenfonds, en het nieuw te vormen fonds voor de creatieve industrie (nu nog Stimuleringsfonds voor architectuur) zullen na 2012 in beperkte mate nog meerjarige activiteitensubsidies verstrekken. Meer informatie over de meerjarige activiteitenregeling en aanvraagprocedures voor subsidie bij de fondsen zijn te vinden op hun websites.

Wie mogen subsidie aanvragen?
Alleen instellingen kunnen subsidie aanvragen, dus geen personen. Een instelling moet een privaatrechtelijke rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid dan wel krachtens publiekrecht ingestelde rechtspersoon zijn.

Voor welke activiteiten kan ik subsidie krijgen van het ministerie van OCW?
In de Subsidieregeling culturele basisinfrastructuur 2013-2016 kunt u vinden welke activiteiten in aanmerking kunnen komen voor subsidie bij het ministerie van OCW in de periode 2013-2016.

Verandering ten opzichte van de aanvraagprocedure voor de BIS 2009-2012
Let op: als u een aanvraag indient voor subsidie in het kader van de culturele basisinfrastructuur 2013-2016, maar u komt daarvoor op grond van de Subsidieregeling culturele basisinfrastructuur 2013-2016 niet in aanmerking, of uw subsidieaanvraag wordt door het ministerie om een andere reden afgewezen, dan wordt uw aanvraag niet doorgestuurd naar een van de cultuurfondsen.

Moet ik bij het ministerie van OCW of juist bij een van de cultuurfondsen subsidie aanvragen?
U dient vooraf zelf een afweging te maken waar en waarvoor u subsidie wilt aanvragen. Het staat cultuurinstellingen uiteraard vrij om zowel bij het ministerie als bij een van de cultuurfondsen een aanvraag in te dienen. Dit moeten in dat geval twee afzonderlijke aanvragen zijn, aangezien het ministerie en de fondsen verschillende vereisten hebben voor hun eigen subsidievormen. Een instelling zal niet tegelijkertijd een vierjarige instellingssubsidie van OCW én een meerjarige activiteitensubsidie van een cultuurfonds kunnen ontvangen.

Als ik een meerjarige subsidie ontvang van OCW kan ik dan nog een projectsubsidie ontvangen van één van de cultuurfondsen?
Als u een vierjaarlijkse instellingssubsidie krijgt toegekend voor de culturele basisinfrastructuur 2013-2016 dan komt u niet meer in aanmerking voor projectsubsidies bij de verschillende cultuurfondsen. Uitzonderingen hierop:

• De regeling compositieopdrachten bij het Nederlands Fonds voor de Podiumkunsten. 
• Collectieregeling ten behoeve van incidentele aankopen van het Mondriaanfonds.
• Restauratieregeling in het kader van de Wet tot behoud cultuurbezit van het Mondriaanfonds.
• De regeling beeldende kunst, vormgeving en cultureel erfgoed van het Mondriaanfonds wat betreft de projecten voor incidentele activiteiten met een bijzonder karakter die zich duidelijk onderscheiden, een meerwaarde bieden ten opzichte van het bestaande aanbod en een relatie leggen met de samenleving; slechts indien sprake is van uitzonderlijke kwaliteit en de potentie om een groot publiek te bereiken.

Van welk loon- en prijsniveau moet worden uitgegaan bij het opstellen van de begroting?
Bij het opstellen van de begroting kunt u uitgaan van loon- en prijsniveau 2010 als peildatum. U kunt er hierbij niet vanuit gaan dat (zoals bij de vorige subsidieplanperiode het geval was) de loon- en prijsbijstelling 2011 en eventueel 2012 automatisch wordt verdisconteerd.

Ik ben van plan te fuseren, wat betekent dat voor mijn subsidieaanvraag?

Wanneer is er sprake van een fusie?
Een fusie is een fusie als bedoeld in artikel 312 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Een instelling moet ten tijde van de aanvraag een duidelijke intentie tot fusie kenbaar maken en hierbij aangeven hoe de nieuwe instelling eruit zal komen te zien. Omdat de termijn tot indiening van de aanvraag beperkt is om fusie als bedoeld in artikel 309 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek te realiseren, hoeft op het moment van aanvraag slechts een duidelijke intentie van de besturen tot fusie kenbaar gemaakt te worden. Deze intentie moet blijken uit een voorstel tot fusie als bedoeld in artikel 312 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Uit dat document blijkt hoe de nieuwe instelling eruit zal zien en de intentie tot fusie van de besturen. Vervolgens hebben de betrokken instellingen tot 1 september 2012 de tijd om de fusie af te ronden en deze moet ten minste op het tijdstip van de nieuwe subsidieperiode van kracht zijn (1 januari 2013).

In te dienen bescheiden bij een fusie?
Bij een fusie dient u ook een voorstel tot fusie als bedoeld in artikel 312 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek in. Daarnaast dient de instelling een fusieformulier in. Dit fusieformulier is te verkrijgen bij de helpdesk van OCW. Instellingen die geen subsidie hebben ontvangen van OCW in de periode 2009-2012 dienen ook een gecertificeerde jaarrekening over 2009 en 2010 en de statuten zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd voor 1 april 2012 bij te voegen. Deze bijlagen kunt u uploaden in deel 4 van de aanvraagmodule. Ook wordt u gevraagd om, voor 1 april 2012 de gecertificeerde jaarrekening 2011 digitaal in te dienen bij OCW.

Gevolgen voor berekening eigen inkomsten?
Als een instelling subsidie aanvraagt en deze instelling de rechtsopvolger is van een instelling die in de jaren 2010 en 2011 subsidie ontving voor de exploitatie van die instelling, dan zijn voor de berekening van het percentage eigen inkomsten de gegevens van de verdwenen instelling van toepassing. Dit geldt ook als de instelling niet zozeer de juridische rechtsopvolger is, maar wel
feitelijk de opvolger is van een in de jaren 2010 en 2011 gesubsidieerde instelling. Van een feitelijke opvolger wordt gesproken als een instelling geheel of vrijwel geheel op dezelfde wijze dezelfde activiteiten uitvoert als een instelling die eerder voor deze activiteiten subsidie ontving of in het geval de instelling vrijwel al haar activiteiten uitvoert door een instelling die in de jaren 2010 en 2011 subsidie ontving, in te huren.
Als de instelling die subsidie aanvraagt een fusie is van twee of meerdere culturele instellingen die in de jaren 2010 en 2011 subsidie voor de exploitatie ontvingen, dan gelden voor de berekening van het percentage eigen inkomsten het totaal van die instellingen. Het totaal van eigen inkomsten van die instellingen wordt opgeteld en dit wordt dan gedeeld door het totaal aan subsidies van die instellingen. Dit biedt instellingen die niet aan het percentage van eigen inkomsten voldoen de mogelijkheid om samen met een andere instelling toch voor subsidie in aanmerking te komen.

Als gevolg van de fusie zal ik meerdere kernactiviteiten (meerdere artikelen in de Subsidieregeling culturele basisinfrastructuur 2013-2016) uitvoeren. Hoe past dit in de aanvraagmodule?
Wanneer u van plan bent om voor 1 januari 2013 te fuseren en meerdere kernactiviteiten uit te voeren dan kunt u contact opnemen met de helpdesk van OCW vanaf 1 november 2011 op werkdagen van 10.00 tot 13.00 uur via telefoonnummer: 070 - 412 4455. Via de helpdesk zult u vervolgens een op maat gemaakt fusieformulier ontvangen. In de postgewijze toelichting op de begroting kunt u de verwachte baten en lasten voor de nieuwe periode opsplitsen per kernactiviteit.

Inhoudelijke vragen: Na de aanvraag

Hoe wordt mijn subsidieaanvraag beoordeeld?
Uw aanvraag wordt getoetst aan alle criteria uit de Subsidieregeling culturele basisinfrastructuur 2013-2016. Alle aanvragen gaan voor advisering naar de Raad voor Cultuur.

Waarom vraagt u veel meer informatie van mijn instelling in vergelijking tot de aanvraagronde 2009-2012?
Het aanvraagformulier is meer gedetailleerd en gestructureerd dan in de vorige aanvraagronde. Het is de verwachting dat de gevraagde informatie echter grotendeels beschikbaar is in de bedrijfsvoering van instellingen. De nieuwe formulieren dienen om de aanvragen integraal te kunnen beoordelen. Niet alle informatie die gevraagd wordt in het aanvraagformulier zal worden omgezet in prestatieafspraken. De prestatieafspraken zullen worden vastgelegd in de beschikkingen.

Wanneer ik de begroting niet sluitend krijgt, hoe wordt de aanvraag dan beoordeeld?
Een aanvraag dient altijd een sluitende begroting te hebben.

Wat is de toelatingseis met betrekking tot de eigen inkomsten?
Aan cultuurproducerende instellingen wordt geen subsidie verleend indien het aandeel eigen inkomsten van de instelling gemiddeld over de jaren 2010 en 2011 minder dan 17,5 procent bedraagt van het totaal aan subsidies van bestuursorganen.

Voor de podiumkunstinstellingen als orkesten, opera-, theater- en dansgezelschappen, met uitzondering van jeugdtheater, geldt een aanvullende eis, omdat ten aanzien van deze sector al eerder beleid is ingezet op het gebied van eigen inkomstenverwerving. Deze instellingen moeten met ingang van het eerste jaar van de vierjaarlijkse subsidieperiode gemiddeld 21,5 procent aan eigen inkomsten behalen. Dat deze instellingen dit halen, moet blijken uit de plannen die zij in het kader van de aanvraag indienen. Getoetst wordt in hoeverre de plannen realistisch zijn, waarbij ondermeer de resultaten van de instelling uit het verleden van belang zijn. Daarnaast geldt deze verplichting ook voor de filmfestivals, omdat hun activiteiten zich bij uitstek lenen voor verhoging van de eigen inkomsten.

Wat zijn wel en geen eigen inkomsten?
De definitie van het begrip ‘eigen inkomsten’ is inhoudelijk gelijk aan de definitie gebruikt in de Tijdelijke regeling aanvulling eigen inkomsten cultuurinstellingen. Er is één afwijking: bijdragen in natura worden niet als eigen inkomsten aangemerkt.

Hoe wordt de score op de toelatingseis met betrekking tot de eigen inkomsten precies berekend?
De jaarrekening over 2011 zal doorgaans nog niet gereed zijn voor de indieningstermijn van de aanvraag. Aanvragers kunnen deze jaarrekening later nasturen. De jaarrekening over 2011 dient wel voor 1 april 2012 ontvangen te zijn door de OCW. Instellingen die reeds een subsidierelatie met de OCW hebben en in dat kader de jaarrekening over 2010 hebben ingediend, hoeven niet nogmaals die jaarrekening aan OCW te sturen.

In een rekenvoorbeeld ziet de berekening van het percentage eigen inkomsten er als volgt uit. Instelling X ontvangt in het jaar 2010 € 1,5 miljoen aan structurele subsidie. In dat zelfde jaar verwerft de instelling € 250.000 eigen inkomsten. 250.000 : 1.500.000 x 100% = 16,67% eigen inkomsten in 2010.
In 2011 ontvangt instelling X € 1,4 miljoen aan structurele subsidie en verwerft de instelling € 280.000 eigen inkomsten. 280.000 : 1.400.000 x 100% = 20% eigen inkomsten in 2011.
Het gemiddelde percentage eigen inkomsten over 2010 en 2011 is dan: (16,67% + 20%) : 2 = 18,33%.

Wat gebeurt er als ik de eigeninkomstennorm niet gehaald heb?
In beginsel komt u niet in aanmerking voor subsidie, maar alle aanvragen, ook die van instellingen die de norm niet gehaald hebben, worden ter advies voorgelegd aan de Raad voor Cultuur.
Musea, die op grond van een beheersovereenkomst een rijkscollectie beheren en niet aan de eigen inkomstennorm voldoen, ontvangen alleen nog subsidie voor beheer en behoud van de collectie, niet meer voor de publieksfunctie.

Wie beslist er over mijn subsidieaanvraag?
De bewindspersoon (de staatssecretaris van OCW) neemt de beslissing. Hij laat zich hierbij adviseren door de Raad voor Cultuur.

Vindt er overleg plaats met de gemeentelijke en provinciale overheden over mijn subsidieaanvraag of beslissen al deze overheden geheel los van elkaar?
Het ministerie van OCW overlegt in de periode juni 2012 met de gemeenten en provincies.

Moet ik met andere instellingen concurreren om subsidie?
Ja. Er is een beperkt aantal plekken in de Basisinfrastructuur 2013-2016 beschikbaar. Wanneer er meer geschikte aanvragen zijn dan plekken, dan zal de Raad voor Cultuur de staatssecretaris adviseren welke instelling en voor welk subsidiebedrag de instelling in aanmerking kan komen voor subsidie. De staatssecretaris zal vervolgens rond Prinsjesdag 2012 besluiten welke subsidieaanvraag wordt gehonoreerd en welke wordt afgewezen.

Als ik een aanvraag indien als groot theatergezelschap of presentatie-instelling met groot internationaal netwerk, maak ik als ik daarvoor wordt afgewezen, nog kans op subsidie als middelgroot theatergezelschap of presentatie-instelling zonder groot internationaal netwerk?
Een aanvraag voor subsidiëring als groot theatergezelschap of als presentatie-instelling met groot internationaal netwerk zal – wanneer deze hiervoor niet wordt gehonoreerd – automatisch worden beschouwd als aanvraag voor een middelgroot theatergezelschap respectievelijk presentatie-instelling zonder groot internationaal netwerk. Afwijzing voor de aanvraag van het hogere subsidiebedrag betekent dat u automatisch wordt beoordeeld in het kader van het lagere subsidiebedrag.

Procedurele vragen

In de aanvraagmodule wordt mij gevraagd om een inlogcode. Hoe kom ik aan een inlogcode?
Als u een cultuurinstelling bent die in de subsidieperiode 2009-2012 subsidie kreeg van OCW dan kunt u de inlogcode gebruiken die u ook gebruikt voor het indienen van de jaarverantwoording. Mocht u uw inlogcode kwijt zijn dan kunt u contact opnemen met de helpdesk.
Als u een cultuurinstelling bent die in de subsidieperiode 2009-2012 geen subsidie kreeg van OCW dan kunt u voor een inlogcode contact opnemen met de helpdesk: 070-4124455, bereikbaar op werkdagen van 10.00 tot 13.00 uur.

Wat moet ik indienen als subsidieaanvraag?
De aanvraag bestaat uit een digitaal aanvraagformulier en de volgende up te loaden bijlagen:
activiteitenplan en een postgewijze toelichting op de begroting.
Als uw instelling geen subsidie van OCW ontvangen heeft in de periode 2009-2012 dan dient u daarnaast gecertificeerde jaarrekeningen over 2009 en 2010 in te dienen.
Als er bij uw instelling sprake is van een fusie dan verwijs ik u naar het antwoord op vraag 7.

Wat moet ik opnemen in de postgewijze toelichting op de begroting?
In deze bijlage geeft u een postgewijze toelichting op de begroting uit deel 3 van het aanvraagformulier. Indien uw instelling meerdere kernactiviteiten uitvoert, dient u de posten uit de begroting uitgesplitst per kernactiviteit aan te geven (bijvoorbeeld in het geval van een theatergezelschap met zowel jeugdaanbod als aanbod voor volwassenen, een instelling die bestaat uit een dansgezelschap én een podium/schouwburg of een ondersteunende instelling die onder de Subsidieregeling meerdere taken uitvoert). In de bijlage kunt u ook een bijzonder meerjarenverloop van baten en lasten toelichten, alsmede de herkomst van eventuele ‘overige inkomsten’ en ‘indirecte inkomsten’.

Mag ik – behalve het activiteitenplan, de postgewijze toelichting op de begroting en eventueel vereiste fusiedocumenten – extra bijlagen meesturen?
Nee.

Wanneer moet ik mijn subsidieaanvraag indienen?
Uw complete aanvraag, dat wil zeggen de digitale aanvraag en de papierenversie van het eerste, ondertekende blad van het printoverzicht moet binnen zijn vóór 17.00 uur op 1 februari 2012. Aanvragen die na 1 februari, 17.00 uur worden ontvangen, worden niet in behandeling genomen. De aanvraagmodule vindt u vanaf 1 december 2011 via deze website.

Let op: De aanvraag is pas volledig als het ministerie van OCW een ondertekende verklaring van uw aanvraag heeft ontvangen. Het eerste blad van het printoverzicht bevat hiertoe een overzicht van de belangrijkste gegevens uit uw aanvraag. Deze gegevens worden ook per e-mail verstuurd. U print dit overzicht en laat het eerste blad van het printoverzicht ondertekenen door een tekenbevoegde bestuurder of directielid. U zendt alleen het ondertekende eerste blad van het printoverzicht vervolgens naar:

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW)
IPC nummer 3300
Postbus 16375
2500 BJ Den Haag

Hoe moet ik de uploads indienen?
U wordt verzocht de uploads alleen in pdf format in te dienen.
U kunt uw excel- of worddocumenten zeer gemakkelijk omzetten in pdf documenten (zie onderstaande instructies) waardoor uw documenten ook beveiligd zijn tegen ongewilde wijzigingen en volledig in uw digitale dossier bij het ministerie kunnen worden opgenomen. Als u papieren documenten scant, let er dan op dat u het document in pdf format opslaat en niet als afbeelding (bijvoorbeeld jpg).
Als u niet beschikt over een programma waarmee u pdf documenten kunt maken, kunt u bijvoorbeeld:

• via de link win2pdf.com gratis een programma downloaden. Na het installeren van dit programma kunt u een Excel- of Worddocument omzetten naar een pdf door te kiezen voor afdrukken en vervolgens de printer ‘win2pdf’ te selecteren.
• via de link www.pdfonline.com, tab ‘DOC2PDF’ kunt u online het document omzetten in pdf. Het pdf document wordt per e-mail naar u verstuurd.

Wie kan formeel subsidie aanvragen: de directie, het bestuur, de raad van toezicht?
Een tekenbevoegd/gevolmachtigde bestuurder of directielid.

Naar welk adres moet ik ondertekende eerste blad van mijn subsidieaanvraag opsturen?
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW)
IPC nummer 3300
Postbus 16375
2500 BJ Den Haag

Kan ik het ondertekende eerste blad van mijn subsidieaanvraag ook afgeven bij OCW?
Mocht u niet in de gelegenheid zijn geweest dit op tijd op te sturen, dan is alleen op 1 februari 2012 tot 17.00 uur de gelegenheid om dit ondertekende blad in te leveren bij een speciaal ingerichte stand in de hal van OCW, ingang Rijnstraat.

Mag ik het ondertekende eerste blad ook digitaal indienen, bijvoorbeeld door een gescande versie te mailen?
Nee, OCW heeft de echte handtekening nodig.

Wanneer hoor ik of mijn subsidieaanvraag wordt gehonoreerd?
Het ministerie van OCW controleert of uw aanvraag volledig is. Alle aanvragen stuurt het ministerie door naar de Raad voor Cultuur voor advies. De Raad voor Cultuur brengt in mei 2012 advies uit over de aanvragen. Het ministerie van OCW overlegt in de periode juni 2012 met de gemeenten en provincies. Rond Prinsjesdag 2012 beslist de de staatssecretaris voor Cultuur over de aanvragen.