Jaarverantwoording 2011

Aangepast handboek

Maak bij het indienen van uw jaarverantwoording 2011 gebruik van het aangepaste Handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen 2009-2012.

1. INDIENINGSTERMIJN JAARVERANTWOORDING 2011

Wanneer moet de jaarverantwoording 2011 worden ingediend?
Indien uw instelling een aanvraag indient voor subsidie in het kader van de vierjaarlijkse subsidiering in de periode 2013-2016 dan dient de jaarverantwoording over 2011 voor 1 april 2012 door de minister ontvangen te zijn ingevolge artikel 3.2 lid 3 van de Subsidieregeling culturele basisinfrastructuur 2013-2016.
Indien uw instelling geen subsidie aanvraagt in het kader van vierjaarlijkse subsidiering in de periode 2013-2016 dan dient uw jaarverantwoording over 2011 voor 1 mei 2012 te worden ontvangen.

2. PRESTATIEOVERZICHT

Wordt de prestatieverantwoording (model III van het handboek) als onderdeel van de jaarrekening beschouwd?
De prestatieverantwoording, eventueel met toelichting, moet herkenbaar onderdeel uitmaken van uw jaarrekening en moet opgesteld worden volgens model III (A tm G) uit het handboek. Enkel het prestatieoverzicht invullen volgens ons digitale systeem is niet voldoende.
De accountant stelt een rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording. Daarin geeft hij aan dat de prestatiegegevens op een ordelijke, controleerbare en deugdelijke wijze tot stand zijn gekomen. De criteria voor dit rapport staan beschreven onder paragraaf 3 van het Controleprotocol Cultuursubsidies Instellingen. Het rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording is een verplicht onderdeel van uw jaarlijkse verantwoording.
Wat zijn voorbeelden van educatieve activiteiten?
Onder educatieve activiteiten kunnen worden begrepen activiteiten als voorbereidinglessen in de klas, specifieke op scholieren gerichte workshops of het onder begeleiding laten bijwonen van groepen (leerlingen) van repetities.
In Model III voor de prestatieverantwoording (podiumkunstinstellingen) wordt een onderscheid gemaakt tussen nieuwe producties en reprises.

Wat is een nieuwe productie?
Een nieuwe productie wordt gedefinieerd als een productie die niet eerder door het betreffende gezelschap in de gekozen samenstelling is uitgebracht, qua repertoire, bezetting, regie of vormgeving.

Wat is een reprise?
Dit is een herhaling van een productie die in een eerder seizoen door het gezelschap is uitgebracht. Kleine afwijkingen in regie, bezetting of vormgeving daargelaten.

Wat is definitie van eigen regio?
De eigen regio wordt gedefinieerd als het eigen landsdeel.
Er zijn vijf landsdelen:

• Noord (Groningen, Friesland en Drenthe);
• Oost (Overijssel en Gelderland);
• Zuid (Limburg, Noord Brabant en Zeeland);
• West (Zuid Holland en Noord Holland) en
• Midden (Utrecht en Flevoland)

Wat is een schoolvoorstelling/-concert?
Het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2009-2012 definieert een schoolvoorstelling of een schoolconcert als een besloten uitvoering, die specifiek is gericht op scholieren, ongeacht de speellocatie. De uitvoering kan dus zowel op een school als in het theater plaatsvinden.

3. JAARREKENING

Zijn er specifieke voorschriften voor de berekening van het OCW- deel in het resultaat dat aan het bestemmingsfonds OCW moet worden toegevoegd?
De verplichting om jaarlijks niet-bestede subsidiebedragen te reserveren in het Bestemmingsfonds OCW geldt ook voor deze subsidieperiode. Bij een positief exploitatieresultaat vindt toerekening plaats aan het bestemmingsfonds. De wijze waarop het exploitatieresultaat aan het bestemmingsfonds wordt toegerekend moet worden toegelicht. Voor die toerekening geldt het aandeel OCW-subsidie in de totale baten als uitgangspunt. Op 1 november 2011 is de Regeling frictie- en transitiekosten culturele basisinfrastructuur 2009-2012 naar de Tweede Kamer gestuurd. De regeling wordt toegepast na de formele publicatie in de Staatscourant. In deze regeling staat dat voor iedere aanwending van het bestemmingsfonds OCW toestemming nodig is van de bewindspersoon, ook wanneer sprake is van een negatief exploitatieresultaat. In beginsel zal toestemming geweigerd worden.

Welke posten aan de baten kant worden gerekend tot de eigen inkomsten van de instelling?
1. Eigen inkomsten in de zin van deze regeling zijn de volgende baten:
a. publieksinkomsten,
b. inkomsten uit het VSBfonds,
c. andere eigen inkomsten, niet zijnde publiekinkomsten of inkomsten uit het VSBfonds, te weten:
1. directe opbrengsten te weten sponsorinkomsten en overige inkomsten :
2. indirecte opbrengsten, en
3. overige subsidies/bijdragen voor zover het betreft bijdragen uit private middelen.
2. Onder eigen inkomsten worden in elk geval niet begrepen de volgende baten als bedoeld in het
handboek:
a. subsidies die zijn verstrekt door de Rijksoverheid, een
provincie of een gemeente,
b. overige subsidies/bijdragen voor zover het betreft subsidies uit publieke middelen,
c. rentebaten, en
d. bijdragen in natura,
e. overige baten die geen relatie hebben met cultureel ondernemerschap. Bijvoorbeeld verzekeringsuitkeringen of het afboeken van een voorziening zoals een verbouwing die niet doorgaat, waardoor gereserveerde gelden vrijvallen. Voor meer voorbeelden verwijs ik u naar het aangepaste handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen 2009-2012.

Hoe wordt het niet gebruikte deel van een projectsubsidie verantwoord?
Het niet bestede deel van een projectsubsidie wordt met ingang van 2009 op de balans opgenomen als vooruit ontvangen subsidie (onder de korte schulden).

4. ACTIVITEITENVERSLAG

Kan ik met de jaarverantwoording 2011 nog een activiteitenverslag indienen?
Sinds 1 juli 2010 maakt het activiteitenverslag geen deel meer uit van de voorgeschreven verantwoordingsstukken. Dit wordt dan ook niet meer betrokken bij de beoordeling van uw verantwoording. In plaats van een afzonderlijk verslag, neemt u in uw bestuursverslag een korte inzichtelijke en kwalitatieve beschrijving van de verrichte activiteiten in het afgelopen jaar op. De vereiste samenstelling van het bestuursverslag wordt beschreven in hoofdstuk 2 van het handboek.

5. BESTUURSVERSLAG

U vraagt mij om in het bestuursverslag de wijze waarop het bestuur de regels van goed bestuur (code cultural governance) heeft nageleefd toe te lichten. Waar vind ik meer informatie over de code cultural governance?

Informatie kunt u vinden via:

Code Cultural Governance - pas toe of leg uit (2006) en

Cultural Governance In Nederland: De Stand van Zaken (Tweemeting 2008)