Jaarverantwoording 2011

Model accountantsverklaring is gewijzigd in Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

Het model accountansverklaring is gewijzigd in Controleverklaring van de onafhankelijke accountant. De nieuwe modellen zijn opgenomen in het Controleprotocol cultuursubsidies fondsen en het Controleprotocol cultuursubsidies instellingen die u kunt vinden op Wet- en regelgeving cultuurinstellingen.

Digitale indiening van uw jaarverantwoording 2011

Indien uw instelling een aanvraag indient voor subsidie in het kader van de vierjaarlijkse subsidiering in de periode 2013-2016 dan dient de jaarverantwoording over 2011 voor 1 april 2012 door de minister ontvangen te zijn ingevolge artikel 3.2 lid 3 van de Subsidieregeling culturele basisinfrastructuur 2013-2016.

Indien uw instelling geen subsidie aanvraagt in het kader van vierjaarlijkse subsidiering in de periode 2013-2016 dan dient uw jaarverantwoording over 2011 voor 1 mei 2012 te worden ontvangen.

Alle instellingen kunnen vanaf 1 maart 2012 hun jaarverantwoording 2011 via deze website digitaal indienen. De indiening van een papieren jaarverantwoording is komen te vervallen. Uw instellingsgegevens zijn vertrouwelijk en niet voor derden toegankelijk.

Belangrijk:
Wanneer de verplichte informatie niet, niet volledig, niet op de juiste manier en/of niet tijdig wordt ingeleverd, kan dit gevolgen hebben voor de hoogte van uw subsidie.

Onderdelen van de jaarverantwoording

De verantwoording bestaat uit de volgende verplichte onderdelen:

• jaarrekening inclusief prestatieverantwoording; 
• bestuursverslag;
• controleverklaring van de onafhankelijke accountant;
• rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording;
• rapport van bevindingen (indien opgesteld).

Aandachtspunten bij de jaarverantwoording 2011

Toerekening en onttrekking aan Bestemmingsfonds OCW
De verplichting om jaarlijks niet-bestede subsidiebedragen te reserveren in het Bestemmingsfonds OCW geldt ook voor deze subsidieperiode. Bij een positief exploitatieresultaat vindt toerekening plaats aan het bestemmingsfonds. De wijze waarop het exploitatieresultaat aan het bestemmingsfonds wordt toegerekend moet worden toegelicht. Voor die toerekening geldt het aandeel OCW-subsidie in de totale baten als uitgangspunt. Op 1 november 2011 is de Regeling frictie- en transitiekosten culturele basisinfrastructuur 2009-2012 naar de Tweede Kamer gestuurd. De regeling wordt toegepast na de formele publicatie in de Staatscourant. In deze regeling staat dat voor iedere aanwending van het bestemmingsfonds OCW toestemming nodig is van de bewindspersoon, ook wanneer sprake is van een negatief exploitatieresultaat. In beginsel zal toestemming geweigerd worden.

Indiening van prestatieverantwoording
De prestatieverantwoording moet een herkenbaar onderdeel uitmaken van uw jaarrekening en moet opgesteld worden volgens model I I I (A tm G) uit het handboek. Enkel het prestatieoverzicht invullen volgens het digitale systeem is niet voldoende.

Vereiste samenstelling van het bestuursverslag
De vereiste samenstelling van het bestuursverslag wordt beschreven in hoofdstuk 2 van het handboek. Enkele aandachtspunten daarbij:

• een activiteitenverslag maakt sinds 1 juli 2010 geen deel meer uit van de voorgeschreven verantwoordingsstukken en wordt dan ook niet meer betrokken bij de beoordeling van uw verantwoording. In plaats daarvan dient uw bestuursverslag een korte, inzichtelijke en kwalitatieve beschrijving van de verrichte activiteiten in het afgelopen jaar te geven;
• het bestuursverslag vermeldt de samenstelling van het bestuur, de directie en, indien van toepassing, van de Raad van Toezicht; inclusief data van aan- en aftreden. Het bestuursverslag is ondertekend door het bestuur of door diegene(n) die daartoe statutair bevoegd is/zijn;
• het bestuursverslag vermeldt de wijze waarop het bestuur de regels
  van goed bestuur (code cultural governance) heeft nageleefd.

Indiening van rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording
Het rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording is net als vorig jaar een verplicht onderdeel van uw jaarlijkse verantwoording.

Berekening eigeninkomstennorm
OCW verzoekt u om uw eigen inkomsten zoveel mogelijk te specificeren. Hoe u dit dient te specificeren vindt u vanaf half december in het aangepaste handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen 2009-2012 op deze website.

Vragen
Voor vragen over de digitale indiening kunt u contact opnemen met de helpdesk Cultuursubsidie via e-mail of telefoon op 070- 412 44 55. De helpdesk is bereikbaar op werkdagen van 10.00 tot 13.00 uur. Kijk ook op veelgestelde jaarverantwoording 2011.

Handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen 2009-2012
Voor de jaarverantwoording 2011 geldt een aangepast handboek. Dit handboek is te vinden via deze link. 

Toelichting bij de digitale indiening

Identificatiecode en wachtwoord
Uw identificatiecode en wachtwoord worden u in januari 2012 toegezonden.

Controle van uw gegevens
Het systeem stelt u ook in staat om de adresgegevens en uw bestuurssamenstelling te controleren en te wijzigen. Daarnaast hebt u de mogelijkheid om eerder ingevoerde financiële en prestatiegegevens te controleren. Als uw instellingsgegevens onjuistheden bevatten, stuur dan een e-mail via contact op deze website.

Invullen van het formulier
Na de n.a.w.-gegevens en de details over het bestuur/ Raad van Toezicht kunt u uw kengetallen invullen (exploitatierekening, balans en prestaties).

Uploaden van bijlagen
Op het laatste scherm (het verzendscherm) voegt u via de knop ‘uploaden’ de verplichte onderdelen van de jaarverantwoording toe (alleen in pdf-format).

Alleen indienen in pdf format
Let bij het bijvoegen van documenten erop dat u geen Excel of Word documenten bijvoegt. U kunt deze zeer gemakkelijk omzetten in pdf documenten (zie onderstaande instructies) waardoor uw documenten ook beveiligd zijn tegen ongewilde wijzigingen en volledig in uw digitale dossier bij het ministerie kunnen worden opgenomen. Als u papieren documenten scant, let er dan op dat u het document in pdf format opslaat en niet als afbeelding (bijvoorbeeld jpg). Als u niet beschikt over een programma waarmee u pdf documenten kunt maken, kunt u bijvoorbeeld:

• via de link win2pdf.com gratis een programma downloaden. Na het installeren van dit programma kunt u een Excel of Word document omzetten naar een pdf door te kiezen voor afdrukken en vervolgens de printer ‘win2pdf’ te selecteren.
• via de link www.pdfonline.com, tab ‘DOC2PDF’ kunt u online het document omzetten in pdf. Het pdf document wordt per e-mail naar u verstuurd.