Jaarverantwoording 2009

Digitale indiening van uw jaarverantwoording 2009

Alle instellingen kunnen vanaf 1 maart hun jaarverantwoording 2009 via onderstaande link digitaal indienen.

Hiermee komt de indiening van een papieren jaarverantwoording te vervallen. Uw instellingsgegevens zijn vertrouwelijk en niet voor derden toegankelijk.

Belangrijk:
Verzend uw jaarverantwoording digitaal vóór 1 mei 2009. Latere verzending of incomplete verzending leidt tot een lagere subsidievaststelling. Zie hiervoor de bepalingen in de Regeling subsidie en uitkeringen cultuuruitingen.

Verplichte onderdelen van de jaarverantwoording zijn:

• De jaarrekening; 
• Het bestuursverslag;
• De prestatieverantwoording;
• Drie accountantsproducten, te weten
  • de accountantsverklaring
  • het rapport van bevindingen
  • een rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording.

Aandachtspunten bij de jaarverantwoording:

• een afzonderlijk activiteitenverslag is niet meer nodig;
• let op ondertekening van het bestuursverslag door het bevoegd gezag;
• meld in uw bestuursverslag op welke wijze u de normen voor goed bestuur heeft toegepast;
• kijk voor de vereiste samenstelling van het bestuursverslag op pagina 6 van het handboek;
• gebruik model III uit het handboek voor uw kwantitatieve prestatieverantwoording.

Vragen
Voor vragen over de digitale indiening kunt u contact opnemen met de helpdesk Cultuursubsidie via e-mail of telefoon op 070- 412 44 55. De helpdesk is bereikbaar op werkdagen van 10.00 tot 13.00 uur. Kijk ook op: Veelgestelde Vragen Jaarverantwoording 2009

Op 5 april (2e Paasdag) en 30 april (Koninginnendag) is de helpdesk niet bereikbaar en niet in staat om (technische) ondersteuning te leveren bij de indiening. Tot en met donderdag 29 april kunt u uw vragen telefonisch dan wel per e-mail stellen.

Handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen 2009-2012

Met ingang van 1 juli 2010 is een nieuwe handboek van kracht. U vindt het handboek via de link wet- en regelgeving cultuurinstellingen. 

 Toelichting

1. identificatiecode en wachtwoord
   Uw identificatiecode en wachtwoord heeft u als bijlage bij de brief van 18 december 2009 ontvangen. Mocht u niet meer in het bezit zijn van uw wachtwoord, dan kunt u op het inlogscherm klikken op ‘wachtwoord vergeten’. Er wordt dan een wachtwoord verstuurd naar het emailadres dat u opgeeft.
2. controle van uw gegevens
   Het systeem stelt u ook in staat om de adresgegevens en uw bestuurssamenstelling te controleren en te wijzigen. Daarnaast hebt u de mogelijkheid om eerder ingevoerde financiële en prestatiegegevens te controleren. Als uw instellingsgegevens onjuistheden bevatten, stuur dan een e-mail via contact op deze website.
3. invullen van het formulier
   Na de n.a.w.-gegevens en de details over het bestuur/ Raad van Toezicht kunt u uw kengetallen invullen (exploitatierekening, balans en prestaties).
4. Uploaden van bijlagen
   Op het laatste scherm (het verzendscherm) voegt u via de knop ‘uploaden’ de verplichte onderdelen van de jaarverantwoording toe (alleen in pdf-format).

Alleen indienen in pdf format
Let bij het bijvoegen van documenten erop dat u geen Excel of Word documenten bijvoegt. U kunt deze zeer gemakkelijk omzetten in pdf documenten (zie onderstaande instructies) waardoor uw documenten ook beveiligd zijn tegen ongewilde wijzigingen en volledig in uw digitale dossier bij het ministerie kunnen worden opgenomen. Als u papieren documenten scant, let er dan op dat u het document in pdf format opslaat en niet als afbeelding (bijvoorbeeld jpg).

Als u niet beschikt over een programma waarmee u pdf documenten kunt maken, kunt u bijvoorbeeld:

• via de link win2pdf.com gratis een programma downloaden. Na het installeren van dit programma kunt u een Excel of Word document omzetten naar een pdf door te kiezen voor afdrukken en vervolgens de printer ‘win2pdf’ te selecteren. 
• via de link www.pdfonline.com, tab ‘DOC2PDF’ kunt u online het document omzetten in pdf. Het pdf document wordt per e-mail naar u verstuurd.